1. General
În conformitate cu Codul de conduită al Alu Menziken, angajații Alu Menziken și ai filialelor sale actuale și viitoare („Grupul Alu Menziken”), precum și orice persoană care lucrează sub supravegherea și conducerea contractanților, subcontractanților și furnizorilor Grupului Alu Menziken sunt încurajați și liberi să raporteze, în conformitate cu prezentul regulament orice preocupări pe care le pot avea cu privire la activități reale sau suspectate că pot fi ilegale sau care încalcă politicile Alu Menziken, în ceea ce privește, fără a se limita la fraudă, furt, deturnare de fonduri, nereguli contabile sau de audit, mită, comisioane și utilizarea abuzivă a activelor Alu Menziken, precum și orice încălcări sau suspiciuni de încălcări ale Codului de conduită Alu Menziken („acuzații”).
Codul de conduită al grupului Alu Menziken impune angajaților și reprezentanților săi să respecte standarde înalte de etică profesională și personală în îndeplinirea sarcinilor și responsabilităților lor în numele grupului Alu Menziken. Se așteaptă ca angajații și reprezentanții Grupului Alu Menziken să practice onestitatea și integritatea în îndeplinirea responsabilităților lor și sunt obligați să respecte toate legile, reglementările și politicile interne aplicabile.
Obiectivele prezentului regulament (Regulamentul pentru denunțarea neregulilor) sunt:
- să încurajeze și să permită angajaților și reprezentanților Grupului Alu Menziken, precum și oricăror persoane care lucrează sub supravegherea și conducerea contractanților, subcontractanților și furnizorilor Grupului Alu Menziken, fără teama de represalii, să își exprime îngrijorarea cu privire la un comportament suspect, astfel încât Grupul Alu Menziken să poată aborda și corecta comportamentul și acțiunile inadecvate;
- să definească procedura de raportare internă a comportamentelor necorespunzătoare; și
- să asigure protecția persoanelor care efectuează raportări împotriva represaliilor.
2. Responsabilitatea raportării
Este responsabilitatea tuturor angajaților și reprezentanților Grupului Alu Menziken, precum și a oricărei persoane care lucrează sub supravegherea și conducerea contractanților, subcontractanților și furnizorilor Grupului Alu Menziken să raporteze cu bună-credință orice acuzații în conformitate cu prezentul regulament.
3. Acționarea cu bună-credință, fără represalii
Prezentul regulament privind denunțarea neregulilor are drept scop să încurajeze și să permită raportarea acuzațiilor în cadrul organizației în vederea investigării și adoptării măsurilor corespunzătoare. Având în vedere acest obiectiv, nicio persoană care, cu bună-credință, raportează o abatere nu va fi supusă represaliilor sau nu va fi intimidată, hărțuită, discriminată, concediată, transferată, evaluărilor negative ale performanțelor sau retragerii oportunităților de dezvoltare profesională sau consecințelor adverse asupra angajării din cauza unui astfel de raport.
În plus, un angajat care se răzbună pe cineva care a semnalat o problemă cu bună credință este pasibil de măsuri disciplinare care pot merge până la concediere sau încetarea raporturilor de muncă.
Acțiunea de a face acuzații care se dovedesc a fi de rea-credință și care se dovedesc a fi făcute cu rea-voință, din imprudență sau cu bună știință pentru a fi false, va fi considerată o abatere disciplinară gravă. Aceasta poate duce, de asemenea, la măsuri disciplinare, până la și inclusiv concedierea sau încetarea raporturilor de muncă.
4. Confidențialitate
Orice reclamație în conformitate cu prezentul regulament privind denunțarea neregulilor, și investigația aferentă sunt confidențiale în măsura posibilului, în conformitate cu necesitatea de a efectua o investigație adecvată, și sunt accesibile exclusiv acelor entități interne sau externe autorizate. Dezvăluirea oricăror informații sau detalii privind identitatea este strict interzisă, existând excepții numai în cazul în care o autoritate de reglementare, o instanță sau o agenție de urmărire penală consideră o astfel de dezvăluire esențială și proporțională în contextul unei investigații. În astfel de cazuri, avertizorul va fi informat cu promptitudine, în măsura în care acest lucru este posibil fără a compromite procedurile. În plus, orice persoană implicată în raport (de exemplu, acuzatul) beneficiază de același nivel de protecție.
5. Procedura de raportare în conformitate cu prezentul regulament privind denunțarea neregulilor
Angajații și reprezentanții Grupului Alu Menziken pot raporta orice potențială abatere, dacă doresc, în mod confidențial și anonim.
Sistemul intern de raportare este conceput pentru a fi relativ simplu de utilizat și conform GDPR. La primirea unui raport scris, cu excepția cazului în care se solicită altfel, va fi emisă o confirmare de primire în termen de maximum șapte zile calendaristice. Alternativ, rapoartele pot fi transmise și verbal sau personal, caz în care raportul va fi documentat printr-un protocol detaliat sau o înregistrare audio (cu consimțământul explicit al denunțătorului).
6. Investigații privind abaterile raportate
Toate acuzațiile vor fi investigate cu promptitudine; domeniul de aplicare al unei astfel de investigații este la discreția exclusivă a persoanei desemnate cu primirea, înregistrarea, revizuirea, luarea de măsuri de urmărire și soluționarea rapoartelor, denumită în continuare persoana desemnată, și a consiliului de administrație al Alu Menziken Group și se vor lua măsuri corective adecvate, dacă investigația o justifică. Persoana responsabilă va notifica expeditorul și va confirma primirea raportării în termen de maximum șapte zile calendaristice.
Persoana desemnată este responsabilă de investigare și raportează conducerii locației afectate. În cazul în care acuzațiile se referă la conducerea oricărei societăți din grup, responsabilul informează, de asemenea, Consiliul de administrație al grupului Alu Menziken.
Ulterior, aceasta determină în mod independent amploarea și modul în care se desfășoară ancheta. Persoana desemnată este dotată cu suficiente resurse financiare și umane.
Persoana desemnată are autoritatea de a angaja consilieri juridici externi, contabili sau orice alte resurse considerate necesare pentru a efectua o investigație completă a acuzațiilor.
Fără a aduce atingere dispozițiilor contrare din prezentul document, domeniul de aplicare, modul și parametrii oricărei investigații a unei abateri raportate sunt stabilite de persoana desemnată din cadrul Alu Menziken, la discreția sa exclusivă și în conformitate cu cerințele legale. Grupul Alu Menziken și angajații săi cooperează, după caz, în cadrul oricărei astfel de investigații.
Persoana responsabilă supraveghează investigațiile, raportează consiliului de administrație al Alu Menziken și face recomandările corespunzătoare în legătură cu toate abaterile raportate.
Persoana desemnată al Alu Menziken este obligată să informeze persoana raportoare cu privire la rezultatul procedurii fără întârzieri nejustificate după încheierea investigațiilor sau, în cazul în care investigațiile nu au fost încă finalizate, cu privire la stadiul investigației, în termen de cel mult 3 luni de la primirea acesteia.
7. Protecția datelor, documentația, înregistrarea și păstrarea rapoartelor
Prelucrarea datelor cu caracter personal obținute prin intermediul procedurii de raportare se face strict în scopul detectării, investigării și prevenirii încălcărilor legii în interes public.
În acest sens:
- Prelucrarea datelor:
Se colectează, se prelucrează și se stochează numai datele necesare pentru investigarea și soluționarea raportului. Datele care depășesc nevoile investigației nu sunt colectate sau sunt șterse imediat. - Confidențialitate și securitate:
Toate datele cu caracter personal referitoare la denunțător, persoanele afectate și orice alte persoane menționate în rapoarte sunt tratate în mod confidențial. Accesul la aceste date este limitat numai la personalul autorizat. Toate modificările, solicitările de informații și transmisiile de date sunt înregistrate exhaustiv și păstrate în siguranță. - Recunoașterea și documentarea:
Rapoartele scrise vor fi, confirmate în termen de șapte zile calendaristice. Pentru rapoartele verbale, documentarea se realizează fie printr-o înregistrare audio (sub rezerva consimțământului explicit al avertizorului), fie printr-o transcriere detaliată, care va fi prezentată avertizorului pentru revizuire și confirmare. - Perioada de păstrare:
Datele cu caracter personal colectate și prelucrate în temeiul prezentului regulament se șterg în termen de cel mult cinci ani de la ultima prelucrare sau transmitere, cu excepția cazului în care o perioadă de păstrare mai lungă este impusă de proceduri administrative, judiciare sau de anchetă în curs de desfășurare, caz în care această stocare este strict limitată la durata necesară pentru atingerea scopului urmărit.
8. Informații privind procedura de raportare
Pentru a asigura transparența, Grupul Alu Menziken se angajează să furnizeze informații clare și accesibile cu privire la procedura sa internă de raportare.
În mod specific:
- Furnizarea de informații:
Descrierile detaliate ale diferitelor metode de raportare (scrisă, telefonică sau în persoană), inclusiv opțiunea de transmitere anonimă și confidențială, vor fi afișate în mod vizibil pe site-ul web al societății și prin intermediul canalelor de comunicare internă. - Etapele procedurale:
Va fi furnizată o prezentare cuprinzătoare a etapelor care urmează primirii unui raport – de la confirmarea inițială până la investigație și feedback privind acțiunile corective. - Protecția împotriva represaliilor:
Trebuie să se precizeze în mod explicit că avertizorii sunt protejați împotriva oricăror represalii și că nerespectarea acestor prevederi privind protecția poate avea consecințe juridice și legate de ocuparea forței de muncă.
9. Dispoziții finale
Prezentul regulament privind avertizorii intră în vigoare la 30-MAI-2025