1. Allgemein
In Übereinstimmung mit dem Verhaltenskodex von Alu Menziken werden die Mitarbeiter von Alu Menziken und ihren derzeitigen und künftigen Tochtergesellschaften (die „Alu Menziken Gruppe“) sowie alle Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten der Alu Menziken Gruppe arbeiten, ermutigt und aufgefordert, in Übereinstimmung mit dieser Regelung zu melden, alle Bedenken zu melden, die sie in Bezug auf tatsächliche oder vermutete Aktivitäten haben, die möglicherweise illegal sind oder gegen die Richtlinien von Alu Menziken verstoßen, insbesondere in Bezug auf Betrug, Diebstahl, Unterschlagung, Unregelmäßigkeiten in der Buchführung oder Rechnungsprüfung, Bestechung, Schmiergelder und Missbrauch von Vermögenswerten von Alu Menziken sowie Verstöße oder vermutete Verstöße gegen den Verhaltenskodex von Alu Menziken (die „Vorwürfe“).
Der Verhaltenskodex der Alu Menziken Gruppe verlangt von ihren Mitarbeitern und Vertretern, dass sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Namen der Alu Menziken Gruppe hohe Standards der geschäftlichen und persönlichen Ethik einhalten. Von den Mitarbeitern und Vertretern der Alu Menziken Gruppe wird erwartet, dass sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben Ehrlichkeit und Integrität an den Tag legen und sich an alle geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Richtlinien halten.
2. Die Ziele dieser Verordnung (die „Whistleblower-Verordnung“) sind:
- Mitarbeiter und Vertreter der Alu Menziken Gruppe sowie alle Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten der Alu Menziken Gruppe arbeiten, zu ermutigen und in die Lage zu versetzen, ohne Angst vor Vergeltungsmassnahmen Bedenken über verdächtiges Verhalten zu äussern, damit die Alu Menziken Gruppe unangemessenes Verhalten und unangemessene Handlungen ansprechen und korrigieren kann;
- das Verfahren für die interne Meldung von Fehlverhalten festzulegen; und
- den Schutz von Personen, die Anschuldigungen melden, vor Vergeltungsmassnahmen zu gewährleisten.
3. Verantwortlichkeit für die Berichterstattung
Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiter und Vertreter der Alu Menziken Gruppe sowie aller Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten der Alu Menziken Gruppe arbeiten, Vorwürfe in gutem Glauben gemäß dieser Whistleblower Regelung zu melden.
4. Handeln in gutem Glauben, keine Vergeltung
Diese Whistleblower-Verordnung soll die Meldung von Vorwürfen innerhalb der Organisation fördern und ermöglichen, damit diese untersucht und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. Mit diesem Ziel vor Augen darf niemand, der in gutem Glauben ein Fehlverhalten meldet, Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sein oder aufgrund einer solchen Meldung Einschüchterungen, Belästigungen, Diskriminierungen, Kündigungen, Versetzungen, negative Leistungsbewertungen oder den Entzug von beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten oder nachteilige Beschäftigungsfolgen erleiden.
Darüber hinaus muss ein Mitarbeiter, der Vergeltungsmaßnahmen gegen jemanden ergreift, der in gutem Glauben ein Problem gemeldet hat, mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses rechnen.
Anschuldigungen, die sich als bösgläubig erweisen und nachweislich böswillig, rücksichtslos oder wissentlich falsch sind, werden als schweres disziplinarisches Vergehen angesehen. Es kann auch zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung oder Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Ein solches Verhalten kann auch andere Maßnahmen nach sich ziehen, einschließlich Zivilklagen.
5. Vertraulichkeit
Alle Anschuldigungen gemäß dieser Whistleblower-Verordnung und die diesbezüglichen Ermittlungen sind so weit wie möglich vertraulich zu behandeln, soweit dies für die Durchführung einer angemessenen Untersuchung erforderlich ist, und dürfen nur den internen oder externen befugten Stellen zugänglich gemacht werden. Die Offenlegung von Informationen oder Identitätsangaben ist strengstens untersagt; Ausnahmen bestehen nur, wenn eine Regulierungsbehörde, ein Gericht oder eine Strafverfolgungsbehörde eine solche Offenlegung im Rahmen einer Untersuchung für notwendig und verhältnismäßig hält. In solchen Fällen ist der Hinweisgeber, sofern dies ohne Beeinträchtigung des Verfahrens möglich ist, unverzüglich zu informieren. Darüber hinaus ist allen Personen, die von der Meldung betroffen sind (z. B. den Beschuldigten), das gleiche Maß an Schutz zu gewähren.
6. Procedure of a report in accordance with this Whistleblower Regulation
Die Mitarbeiter und Vertreter der Alu Menziken Gruppe können potenzielles Fehlverhalten melden, wenn sie dies wünschen, vertraulich und auf anonymer Basis.
Das interne Meldesystem ist relativ einfach und GDPR-konform gestaltet. Nach Eingang einer schriftlichen Meldung wird, sofern nicht anders gewünscht, innerhalb von maximal sieben Kalendertagen eine Empfangsbestätigung ausgestellt. Alternativ können Meldungen auch mündlich oder persönlich abgegeben werden. In diesem Fall wird die Meldung durch ein detailliertes Protokoll oder eine Tonaufnahme (mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers) dokumentiert.
7. Ermittlungen bei gemeldeten Verfehlungen
Alle Vorwürfe werden unverzüglich untersucht, wobei der Umfang einer solchen Untersuchung im alleinigen Ermessen der für die Entgegennahme, Aufzeichnung, Überprüfung, Ergreifung von Folgemaßnahmen und Lösung von Berichten zuständigen Person (nachstehend „benannte Person“ genannt) und des Verwaltungsrats der Alu Menziken Gruppe liegt und angemessene Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, wenn die Untersuchung dies rechtfertigt. Die benannte Person benachrichtigt den Absender und bestätigt den Empfang des Vorwurfs innerhalb von höchstens sieben Kalendertagen.
Die benannte Person ist für die Untersuchung verantwortlich und erstattet dem Management des betroffenen Standorts Bericht. Falls die Vorwürfe die Geschäftsleitung einer Konzerngesellschaft betreffen, informiert die verantwortliche Person auch die Geschäftsleitung der Alu Menziken Gruppe.
Sie bestimmt anschliessend selbständig den Umfang und die Art und Weise der Untersuchung. Die benannte Person muss mit ausreichenden finanziellen und personellen Ressourcen ausgestattet sein.
Die benannte Person ist befugt, externe Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer oder andere Ressourcen zu beauftragen, die sie für die Durchführung einer vollständigen Untersuchung der Vorwürfe für notwendig erachtet.
Ungeachtet gegenteiliger Bestimmungen werden Umfang, Art und Weise und Parameter einer Untersuchung eines gemeldeten Fehlverhaltens von der von Alu Menziken benannten Person nach eigenem Ermessen und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen festgelegt. Die Alu Menziken Gruppe und ihre Mitarbeiter sind verpflichtet, bei solchen Untersuchungen im erforderlichen Umfang zu kooperieren.
Die bezeichnete Person überwacht die Untersuchungen und erstattet dem Verwaltungsrat von Alu Menziken (dem „Verwaltungsrat“) Bericht über alle gemeldeten Verfehlungen und gibt entsprechende Empfehlungen ab.
Die benannte Person der Alu Menziken ist verpflichtet, die meldende Person unverzüglich nach Abschluss der Ermittlungen oder, falls die Ermittlungen noch nicht abgeschlossen sind, spätestens innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung über den Stand der Ermittlungen zu informieren.
8. Datenschutz, Dokumentation, Aufzeichnung und Aufbewahrung von Berichten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen des Meldeverfahrens erlangt wurden, erfolgt ausschließlich zum Zweck der Aufdeckung, Untersuchung und Verhütung von Rechtsverstößen im öffentlichen Interesse.
Diesbezüglich:
- Datenverarbeitung:
Es werden nur Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert, die für die Untersuchung und Bearbeitung der Meldung erforderlich sind. Daten, die über den Ermittlungsbedarf hinausgehen, werden nicht erhoben oder unverzüglich gelöscht. - Vertraulichkeit und Sicherheit:
Alle personenbezogenen Daten des Hinweisgebers, der betroffenen Personen und aller anderen Personen, auf die in den Berichten Bezug genommen wird, sind vertraulich zu behandeln. Der Zugang zu diesen Daten ist ausschließlich befugtem Personal vorbehalten. Alle Änderungen, Anfragen und Datenübertragungen sind umfassend zu protokollieren und sicher zu verwahren. - Empfangsbestätigung und Dokumentation:
Schriftliche Meldungen werden innerhalb von sieben Kalendertagen zur Kenntnis genommen. Bei mündlichen Meldungen erfolgt die Dokumentation entweder durch eine Tonaufnahme (vorbehaltlich der ausdrücklichen Zustimmung des Hinweisgebers) oder eine ausführliche Niederschrift, die dem Hinweisgeber zur Überprüfung und Bestätigung vorgelegt wird. - Aufbewahrungsfrist:
Nach dieser Verordnung erhobene und verarbeitete personenbezogene Daten werden spätestens fünf Jahre nach der letzten Verarbeitung oder Übermittlung gelöscht, es sei denn, laufende Verwaltungs-, Gerichts- oder Ermittlungsverfahren erfordern eine längere Aufbewahrungsfrist; in diesem Fall ist die Aufbewahrung strikt auf die zur Erreichung des beabsichtigten Zwecks erforderliche Dauer zu beschränken.
9. Informationen über das Meldeverfahren
Um Transparenz zu gewährleisten, verpflichtet sich die Alu Menziken Gruppe, klare und zugängliche Informationen über ihr internes Berichterstattungsverfahren bereitzustellen.
Im Einzelnen:
- Bereitstellung von Informationen:
Detaillierte Beschreibungen der verschiedenen Meldemethoden (schriftlich, telefonisch oder persönlich), einschließlich der Möglichkeit anonymer und vertraulicher Meldungen, sind auf der Website des Unternehmens und über interne Kommunikationskanäle deutlich sichtbar zu machen. - Verfahrensschritte:
Es ist ein umfassender Überblick über die Schritte nach dem Eingang einer Meldung – von der ersten Bestätigung bis zur Untersuchung und Rückmeldung über Abhilfemaßnahmen – zu geben. - Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen:
Es ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind und dass die Nichteinhaltung dieses Schutzes zu rechtlichen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen kann.
10. Schlussbestimmungen
Diese Whistleblower-Verordnung tritt am 30-MAI-2025 in Kraft.